Assistant H/F

Rattaché(e) à la Directrice Générale, vous contribuez au bon fonctionnement de la Direction Générale. Véritable bras droit organisationnel, vous optimisez la gestion du temps, facilitez la circulation de l'information et assurez l'organisation des principales instances de gouvernance de l'entreprise, dans un environnement dynamique de plus de 5 000 collaborateurs répartis sur plusieurs sites en France.

Vos principales missions :

Assistanat de la Directrice Générale

• Gérer l'agenda de la Directrice Générale et organiser les rendez-vous internes et externes.

• Anticiper les échéances, gérer les priorités et assurer le suivi des actions en cours.

• Préparer les déplacements professionnels (transport, hébergement, logistique).

• Assurer le traitement des courriers, appels, demandes et correspondances.

• Préparer les notes, présentations, dossiers et supports nécessaires aux réunions de la Direction Générale.

• Gérer les notes de frais, commandes et besoins administratifs du périmètre.

Coordination du Comité Exécutif (COMEX)

• Planifier et coordonner le calendrier annuel des réunions du COMEX.

• Organiser un COMEX mensuel en région : réservation des lieux, logistique, restauration, déplacements et hébergements des participants.

• Centraliser les supports de présentation, contrôler leur cohérence et assurer leur diffusion.

Organisation des instances de gouvernance et événements stratégiques

• Participer à l'organisation des séminaires de direction, conventions managériales et événements institutionnels, coordonner l'ensemble des aspects logistiques liés aux réunions stratégiques de l'entreprise.

• Assurer l'interface avec les prestataires, hôtels, agences événementielles et sites d'accueil.

• Gérer les invitations et le suivi des participants.

Coordination et communication interne

• Faciliter les interactions entre la Direction Générale et les différentes directions de l'entreprise.

• Assurer la diffusion d'informations, de communications et de documents confidentiels.

• Garantir la confidentialité des informations traitées.

Profil recherché

Formation et expérience

• Formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) en assistanat de direction, gestion ou administration.

• Expérience de 5 ans minimum sur un poste d'assistant(e) de Direction Générale ou d'assistant(e) exécutif(ve).

• Expérience impérative en forte interaction avec des dirigeants et idéalement dans un environnement multisites.

Nous recherchons une personne maîtrisant parfaitement les outils bureautiques et les techniques d'assistanat de direction, dotée d'excellentes capacités rédactionnelles et capable de coordonner avec efficacité des interlocuteurs de haut niveau. Vous savez organiser et piloter des réunions stratégiques, événements et déplacements dans un environnement exigeant.

Reconnu(e) pour votre discrétion et votre sens de la confidentialité, vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un excellent sens des priorités et d'une forte capacité d'anticipation. Autonome, réactif(ve) et doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez faire preuve de diplomatie, d'initiative et d'un véritable sens du service.

Informations pratiques :

CDI - statut cadre (12 RTT)

poste basé à Bois Colombes

rémunération 40 à 50 K€ bruts annuels

• Un échange téléphonique avec l’équipe RH.
• Un entretien avec votre futur manager.
• Un second entretien avec votre futur N+2
• Bienvenue chez Babilou !